1. Smluvní strany a účinnost
Správcem je školka nebo organizace, jejíž úplný název, sídlo, IČO, oprávněný zástupce a kontaktní osoba pro ochranu údajů jsou uvedeny v přijaté nabídce, objednávce nebo samostatném podpisovém dokumentu (dále „správce“).
Zpracovatelem je CODEM studio s.r.o., IČO 22327371, se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 414663 (dále „zpracovatel“). Kontaktní místo pro pokyny, incidenty a žádosti o součinnost: porty@codem.cz.
Tato smlouva nabývá účinnosti jejím výslovným písemným přijetím oběma stranami a trvá po celou dobu zpracování údajů pro správce, včetně exportu a výmazu po skončení licence. Platí i pro zkušební přístup. Ve věcech ochrany osobních údajů má přednost před obchodními podmínkami.
2. Předmět, účel a rozsah zpracování
Předmětem je poskytování aplikace pro pedagogickou diagnostiku a související evidenci školky. Účelem je ukládání a správa záznamů, přidělení oprávnění, práce s portfoliem, příprava výstupů, pozvánky, volitelná komunikace s rodiči a na výslovný pokyn volitelné AI zpracování. Operace zahrnují přijetí, zaznamenání, uspořádání, uložení, vyhledání, zpřístupnění oprávněným osobám, opravu, export, omezení a výmaz.
Subjekty údajů jsou děti, jejich zákonní zástupci či jiné školkou oprávněné osoby, pedagogové a další pracovníci školky. Zdrojem jsou správce a jím oprávnění uživatelé. Zpracování probíhá průběžně po dobu poskytování služby a po omezenou dobu jejího ukončení.
- Identifikační a organizační údaje: jméno, příjmení, datum narození dítěte, třída, školní rok a stav docházky v evidenci.
- Pedagogické údaje: pozorování, hodnocení, poznámky, zájmy a silné stránky, portfolio, dokumenty, obrázky, fotografie a výstupy pro rodiče nebo ZŠ.
- Zvuk a text: hlasové nahrávky pedagoga, přepisy, zadání a návrhy AI a obsah dokumentu při AI importu.
- Kontaktní a přístupové údaje: jména, e-maily, role, vazby na školku či dítě, pozvánky, relace a komunikace související se službou.
- Zvláštní kategorie mohou zahrnovat údaje o zdraví nebo speciálních vzdělávacích potřebách, pokud je správce do nezbytných pedagogických záznamů vloží. Správce předem posoudí podmínky čl. 9 GDPR. Služba není určena k plošnému ukládání zdravotnické dokumentace ani biometrické identifikaci.
3. Pokyny správce a zákonnost
Zpracovatel zpracovává údaje pouze na doložený pokyn správce, včetně předání mimo EHP, neukládá-li mu zpracování zákon. V takovém případě předem informuje správce, pokud to zákon nezakazuje. Pokyny tvoří tato smlouva, sjednané nastavení, oprávněné úkony uživatelů v aplikaci a ověřená písemná komunikace kontaktních osob.
Správce odpovídá za účel, právní základ, informační povinnost vůči dětem, rodičům a zaměstnancům, zákonnost vložených údajů a jejich dobu uchovávání. Pokynem nelze nahradit právní základ nebo záruky přenosu. Zpracovatel správce neprodleně upozorní, pokud podle jeho názoru pokyn porušuje pravidla ochrany údajů, a do vyjasnění může dotčené zpracování pozastavit.
Zpracovatel nesmí školní údaje používat pro vlastní reklamu, prodej údajů ani trénování vlastních modelů. Jeho samostatná správa obchodních kontaktů a fakturace je popsána v informacích o ochraně osobních údajů.
4. Důvěrnost a bezpečnostní opatření
Zpracovatel zajistí, aby k údajům přistupovaly jen oprávněné osoby v nezbytném rozsahu, které jsou vázány mlčenlivostí. Přístup k obsahu při podpoře je omezen potřebou řešení konkrétního případu. Zpracovatel přijme a průběžně posuzuje přiměřená technická a organizační opatření podle rizik zpracování a čl. 32 GDPR.
Konkrétní funkční opatření aplikace zahrnují serverové ověření identity a oprávnění, oddělení údajů podle školky, omezení pedagoga podle tříd, rodičovský přístup jen k přiřazeným dětem a ochranu uzavřených hodnocení proti zápisu. Přihlášení používá zabezpečené zpracování hesel a relací. Produkční komunikace probíhá přes HTTPS. Tajné přístupové údaje služeb se drží na serveru, aktivační odkazy jsou časově omezené.
Organizační opatření zahrnují řízení přístupů, mlčenlivost, bezpečné předání exportů, ověření osoby dávající pokyn, postup pro incidenty a evidenci výmazu. Opatření infrastruktury a záloh musí být doložena skutečnou konfigurací dodavatelů. Tento text není prohlášením o konkrétní certifikaci, ověřené obnově záloh ani záruce dostupnosti.
Správce zajistí správné přiřazení rolí, ochranu koncových zařízení a přihlašovacích údajů, včasné odebrání nepotřebných přístupů a bezpečné nakládání se staženými soubory. Podstatné snížení ochrany nesmí zpracovatel provést bez předchozího informování a dohody se správcem.
5. Další zpracovatelé
Správce uděluje obecné písemné povolení zapojit další zpracovatele uvedené v seznamu dodavatelů přiloženém k přijímané verzi smlouvy, pouze pro popsané účely. Před zahájením zpracování zpracovatel zajistí jejich smluvní závazky alespoň v rozsahu ochrany požadovaném touto smlouvou. Za plnění povinností dalšího zpracovatele vůči správci nadále odpovídá zpracovatel.
O zamýšleném přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele zpracovatel správce prokazatelně informuje e-mailem nejméně 30 dnů před zapojením. Správce může v této lhůtě vznést odůvodněnou námitku týkající se ochrany údajů. Strany hledají řešení; do vyřešení se dotčenému novému dodavateli údaje správce nepředají. Není-li řešení možné, sjednají ukončení dotčené části služby a přiměřené vypořádání nevyčerpaného plnění.
Seznam uvádí také Discord pro interní organizační oznámení. Ten nezpracovává individuální dětská portfolia; jeho role u organizačních metadat se posuzuje odděleně od zpracování školních záznamů.
6. Umístění a předávání údajů
Hlavní databáze a soubory aplikace jsou podle zveřejněné konfigurace v Irsku. Webová infrastruktura, podpora nebo samostatné služby dodavatelů mohou zahrnovat země mimo EHP. Zpracovatel před prvním předáním doloží příjemce, rozsah, zemi či oblasti zpracování a použitelný mechanismus podle kapitoly V GDPR. Podle okolností zajistí standardní smluvní doložky, posouzení přenosu a doplňující opatření nebo doloží použitelné rozhodnutí o odpovídající ochraně.
Samotný souhlas správce s AI ani publikovaný vzor dodavatelského DPA nestačí k legalizaci přenosu. Pokud potřebné smlouvy a záruky nelze doložit, údaje se dotčenému dodavateli nesmí předávat. Zpracovatel o překážce informuje správce a nabídne dostupný způsob práce bez dotčeného zpracování.
OpenAI dostává původní zvuk pro přepis; anonymizace před přepisem není zajištěna. Anthropic dostává textové podklady a při AI importu obsah dokumentu včetně uvedených jmen či dat narození. Odstranění známých jmen z podkladů pro návrhy nezaručuje úplnou anonymizaci. Správce tyto funkce povolí jen pro přiměřený a právně podložený rozsah. Výstup před použitím ověří člověk. Zpracovatel si pro konkrétní účty ověří i režim uchovávání a použití dat poskytovateli.
7. Práva osob, kontrola a součinnost
Zpracovatel pomáhá správci podle povahy zpracování vyřizovat žádosti o přístup, opravu, výmaz, omezení a přenositelnost a námitky. Obdrží-li žádost přímo, bez zbytečného odkladu ji předá správci a sám o jejím věcném vyřízení nerozhoduje, neukládá-li to zákon. Žadateli nesmí zpřístupnit údaje jiné osoby.
S ohledem na dostupné informace poskytuje součinnost k zabezpečení, hlášení incidentů, posouzení vlivu na ochranu údajů a případné předchozí konzultaci s dozorovým úřadem. Poskytne informace potřebné k doložení povinností podle čl. 28 GDPR a umožní přiměřené audity a inspekce správce nebo jím pověřeného nezávislého auditora vázaného mlčenlivostí.
Termín, rozsah a způsob auditu se přiměřeně koordinují tak, aby nedošlo k ohrožení jiných zákazníků a zabezpečení. Tato koordinace nesmí omezit zákonná práva správce nebo dozorového úřadu. Případná úhrada mimořádné součinnosti se sjedná předem a nesmí bránit splnění zákonných povinností.
8. Porušení zabezpečení osobních údajů
Zjistí-li zpracovatel porušení zabezpečení osobních údajů, oznámí je správci bez zbytečného odkladu. Nečeká na úplné došetření; dostupné informace může doplňovat postupně. Sdělení zahrne povahu incidentu, dostupné kategorie a přibližné počty dotčených osob a záznamů, kontaktní místo, pravděpodobné následky a přijatá či navržená opatření.
Zpracovatel incident zdokumentuje, přijme přiměřená opatření k omezení následků a pomůže správci s posouzením oznamovacích povinností. Ohlášení dozorovému úřadu a informování dotčených osob zajišťuje správce, pokud zákon neurčuje jinak. Zpracovatel nesmí čekat s oznámením správci na uplynutí lhůty, kterou má správce pro své zákonné ohlášení.
9. Vrácení a výmaz údajů
Po skončení licence má školka 30 kalendářních dnů na export dat. V tomto období jsou data dostupná pouze pro čtení a export. Nebude-li dohodnuto pokračování služby, provozovatel během následujících 30 kalendářních dnů odstraní osobní údaje školky z aktivní databáze a souborového úložiště. Stejný postup platí pro ukončený zkušební přístup. Školka může požádat o dřívější výmaz nebo vrácení údajů.
Podle volby správce zpracovatel osobní údaje vrátí v běžně čitelném elektronickém formátu a následně vymaže jejich aktivní kopie, nebo je rovnou vymaže. Po skončení období pro export se údaje uchovávají pouze pro bezpečné dokončení výmazu. Výmaz zajistí i u dalších zpracovatelů v rozsahu, v němž údaje uchovávají pro něj. Na žádost správce vydá potvrzení s rozsahem a datem dokončení a uvedením případných zákonných výjimek.
Výmaz aktivních dat neznamená okamžité přepsání všech záložních kopií. Jejich skutečná retence závisí na použité službě a konfiguraci. Konkrétní nejzazší lhůtu odstranění ze záloh provozovatel doloží školce před zahájením zpracování v potvrzení ke smlouvě. Po výmazu nejsou údaje ze záloh používány pro běžný provoz; při nezbytné obnově se pokyn k výmazu uplatní znovu. Zákonem vyžadované účetní doklady se uchovávají odděleně od záznamů dětí.
Jestliže právo ukládá uchování konkrétních údajů, zpracovatel správci sdělí právní důvod a dobu. Tyto údaje oddělí, omezí přístup a nepoužije k jinému účelu. Školní spisové a archivační povinnosti správce se nepřenášejí automaticky na poskytovatele aplikace.
10. Uzavření a přílohy
K uzavření se v objednávce nebo podpisovém dokumentu uvede identifikace správce a oprávněných osob, datum přijetí, verze této smlouvy, přiložený seznam dalších zpracovatelů a potvrzení konkrétních záruk přenosů a nejzazší retence záloh. Školka i provozovatel obdrží trvalou kopii odsouhlasených dokumentů. Smlouva se řídí právem České republiky a přímo použitelnými pravidly GDPR.
Změny rozsahu nebo povinností vyžadují písemnou dohodu, s výjimkou postupu pro změnu dalších zpracovatelů podle této smlouvy. Povinnost mlčenlivosti a ochrany uchovávaných údajů trvá i po ukončení služby.