1. Provozovatel a zákazník
Provozovatelem služby je CODEM studio s.r.o., IČO 22327371, se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 414663 (dále „provozovatel“). Kontaktní adresa pro smluvní záležitosti, podporu a reklamace je porty@codem.cz.
Zákazníkem může být mateřská škola nebo jiná organizace, která službu pořizuje pro svou činnost (dále „školka“). Služba se nenabízí spotřebitelům. Zaměstnanec ani pozvaný rodič se aktivací svého účtu nestává objednatelem licence a nepřebírá závazek školky k platbě.
3. Rozsah licence a cena
Provozovatel poskytuje školce nevýhradní, nepřevoditelné právo používat aplikaci pro vlastní činnost po sjednanou dobu. Licence pro jinou právnickou osobu vyžaduje samostatnou dohodu.
Placené licence se rozlišují podle počtu aktivních tříd v jednom školním roce: 1–2 třídy, 3–5 tříd a 6–8 tříd. Pro 9 a více tříd nebo více pracovišť se rozsah a cena sjednávají individuálně. Placené licence neomezují počet dětí ani pedagogů. Rozšíření nad sjednané pásmo se řeší dohodou o změně licence.
Aktuální ceny jsou v ceníku v Kč včetně DPH. Pro konkrétní smlouvu platí cena v přijaté nabídce. Víceletá licence se fakturuje najednou za celé období; dvouletá cena zohledňuje slevu 10 % a tříletá 20 % oproti odpovídajícímu počtu jednoletých licencí. Individuální slevy a jejich kombinovatelnost musí být uvedeny v nabídce.
Cena zahrnuje nastavení, zaškolení a podporu v dohodnutém rozsahu. Úhrada probíhá na fakturu se splatností uvedenou v nabídce a faktuře. Začátek licence a případná podmínka zaplacení jsou součástí nabídky. Bez samostatné dohody neprobíhají automatické platby ani prodloužení.
4. Zkušební přístup
Schválený zkušební přístup trvá 14 dnů od aktivace. Je určen pro 1 třídu, nejvýše 10 dětí a 3 členy týmu; limit AI je 10 požadavků denně. Zkušební přístup nevzniká automaticky odesláním formuláře.
Zkouška se automaticky nemění v placenou licenci. Po jejím skončení se použije postup pro export a výmaz uvedený níže. Dokud není uzavřena zpracovatelská smlouva a doloženy potřebné podmínky zpracování, používejte pouze smyšlené záznamy.
5. Účty a práce s obsahem
Školka určuje oprávněné uživatele a jejich role, spravuje přidělení pedagogů ke třídám a ověřuje oprávnění pozvaných rodičů. Rodičovský portál je volitelný a aktivuje se na žádost vedení školky. Při změně zaměstnání nebo oprávnění zajistí školka včasné odebrání přístupu.
Každý uživatel chrání vlastní přihlašovací údaje, nesdílí účet a podezření na zneužití neprodleně oznámí provozovateli. Je zakázáno obcházet zabezpečení, zasahovat do cizích dat nebo službu používat v rozporu se zákonem.
Obsah vložený školkou zůstává její nebo oprávněných osob. Provozovatel jej smí používat pouze v rozsahu potřebném k poskytování služby a podle zpracovatelské smlouvy. Školka odpovídá za právní základ, správnost, přiměřenost a dobu uchovávání vložených údajů a za bezpečné předání exportů.
6. Používání pedagogických výstupů
Aplikace podporuje pedagogické pozorování. Nenahrazuje odborné posouzení, zdravotní diagnózu ani rozhodování školky. Za obsah, kontrolu a použití výstupů odpovídá pedagog a školka. Výstup vytvořený AI může být nepřesný a před použitím se musí zkontrolovat.
Rozsah předávaných údajů, dodavatele a pravidla přenosů uvádí seznam dodavatelů a zpracovatelská smlouva. Použití funkce školkou nenahrazuje právní základ pro zpracování ani záruky pro předání mimo EHP.
Funkce, které ještě nejsou dostupné, nejsou součástí sjednaného plnění, pokud není písemně dohodnuto jinak. Obecné informace o dalším vývoji nejsou závazným termínem dodání.
7. Podpora, vady a provoz služby
Závadu nebo reklamaci oznamte na porty@codem.cz. Uveďte školku, popis potíží, čas a bezpečný kontakt. Do běžného e-mailu neposílejte hesla, kompletní záznamy dětí ani zdravotní údaje; pro potřebné podklady se domluví bezpečný způsob předání.
Provozovatel oznámení prověří, sdělí další postup a zajistí přiměřenou nápravu podle povahy závady. Tím nejsou dotčena zákonná práva školky z vadného plnění. Zaručená dostupnost nebo konkrétní reakční doba platí jen tehdy, jsou-li výslovně sjednány ve smlouvě.
Provozovatel může provádět údržbu a bezpečnostní aktualizace. O plánovaném podstatném omezení informuje předem, je-li to možné. Přístup lze v nezbytném rozsahu dočasně omezit při bezpečnostním incidentu, protiprávním používání nebo neuhrazené splatné ceně; důvod a možnost nápravy provozovatel školce sdělí, nebrání-li tomu bezpečnost nebo zákon.
8. Konec licence, export a výmaz
Licence končí uplynutím sjednané doby. Prodloužení vyžaduje novou dohodu; neprobíhá automaticky. Dřívější ukončení lze sjednat písemně. Při podstatném porušení smlouvy může druhá strana postupovat podle zákona; je-li porušení napravitelné, vyzve nejprve k nápravě v přiměřené lhůtě.
Pouhé nevyužívání služby nezakládá nárok na vrácení ceny. Tím se neomezují zákonné nároky při vadném plnění nebo oprávněném odstoupení. Případné jiné vypořádání se sjedná písemně.
Po skončení licence má školka 30 kalendářních dnů na export dat. V tomto období jsou data dostupná pouze pro čtení a export. Nebude-li dohodnuto pokračování služby, provozovatel během následujících 30 kalendářních dnů odstraní osobní údaje školky z aktivní databáze a souborového úložiště. Stejný postup platí pro ukončený zkušební přístup. Školka může požádat o dřívější výmaz nebo vrácení údajů.
Výstupy lze stáhnout dostupnými exporty. Pokud školka potřebuje vrátit ostatní osobní údaje, které běžný export neobsahuje, požádá provozovatele o předání v běžně čitelném elektronickém formátu. Archivace školního roku v aplikaci není výmaz. Povinnou školní dokumentaci si školka uchovává podle vlastních zákonných a spisových povinností.
Výmaz aktivních dat neznamená okamžité přepsání všech záložních kopií. Jejich skutečná retence závisí na použité službě a konfiguraci. Konkrétní nejzazší lhůtu odstranění ze záloh provozovatel doloží školce před zahájením zpracování v potvrzení ke smlouvě. Po výmazu nejsou údaje ze záloh používány pro běžný provoz; při nezbytné obnově se pokyn k výmazu uplatní znovu. Zákonem vyžadované účetní doklady se uchovávají odděleně od záznamů dětí.
9. Rozhodné právo a změny
Smlouva se řídí právem České republiky. Strany se nejprve pokusí řešit spor dohodou; jinak rozhoduje příslušný soud podle právních předpisů. Odpovědnost za újmu se řídí zákonem; tyto podmínky nevylučují odpovědnost, kterou vyloučit nelze.
Pro každou smlouvu se archivuje odsouhlasená verze podmínek. Nové znění se použije pro nové smlouvy nebo pro změnu, kterou strany výslovně sjednají. Smluvní dokumenty se poskytují v češtině a školka si je může uložit nebo vytisknout.